Mimo, że to pojęcie często przewija się w rozmowach o finansach wielu przedsiębiorców nadal zastanawia się co to jest amortyzacja. Amortyzacja to jedno z kluczowych zagadnień rachunkowo-podatkowych, z którym spotyka się niemal każdy przedsiębiorca, prowadzący ewidencję majątku firmy. W dużym skrócie, odnosi się ona do systematycznego rozłożenia w czasie kosztu nabycia lub wytworzenia określonego elementu majątku, tak aby odzwierciedlić jego stopniowe zużywanie się. Poniższy artykuł przedstawia definicję pojęcia amortyzacji, wyjaśnia dlaczego i w jaki sposób się ją przeprowadza oraz jakie metody mogą być stosowane w różnych sytuacjach gospodarczych.
Czym są środki trwałe i kiedy podlegają amortyzacji?
Zgodnie z przepisami rachunkowymi oraz zapisami ustawy o PIT, do kategorii “środki trwałe” zaliczamy wszelkie składniki przedsiębiorstwa, które są kompletne i zdatne do użytku w momencie wprowadzenia ich do firmy, mają przewidywany okres eksploatacji dłuższy niż rok i są wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należą do nich m.in. maszyny, urządzenia, nieruchomości czy pojazdy. Co ważne, podatnik może zaliczać do tej grupy także inwestycje w obcych środkach trwałych, jeśli spełniają one odpowiednie kryteria.
Głównym powodem, dla którego amortyzacja istnieje, jest chęć odwzorowania w kosztach podatkowych stopniowej utraty wartości danego składnika majątku. Nie tylko sprzęt mechaniczny lub elektroniczny się zużywa – dotyczy to także nieruchomości czy innych, trwalszych elementów majątku. Stąd właśnie stosuje się różnorodne metody i stawki amortyzacji, mające możliwie wiernie oddać zużycie środka trwałego.
Amortyzacja środków trwałych – podstawowe ujęcie
Amortyzacja środków trwałych to sposób na rozłożenie w czasie kosztu zakupu lub wytworzenia np. maszyny, biurowego komputera czy pojazdu. Kiedy firma nabywa określony majątek, jego cena nie może w całości od razu obniżyć podstawy opodatkowania. Zamiast tego koszt ten ujmuje się stopniowo – w postaci tzw. odpisu. Służy on do redukcji podstawy do naliczenia podatku dochodowego, dzięki czemu wieloletnie użytkowanie środka trwałego odzwierciedla się w kosztach w kolejnych latach.
Zgodnie z prawem, amortyzacji podlegają także wartości niematerialne i prawne, takie jak licencje czy oprogramowanie, o ile okres ich użytkowania przekracza 12 miesięcy. W obu przypadkach należy dobrze ustalić wartość początkową, ponieważ to właśnie ona stanowi podstawę do wyliczeń comiesięcznych lub corocznych odpisów.
Definiowanie wartości początkowej i klasyfikacja środków trwałych
Wysokość kosztu rozłożonego w czasie zależy od dwóch kluczowych elementów. Pierwszym jest wspomniana już wartość początkowa – cena nabycia bądź koszt wytworzenia środka trwałego, powiększony ewentualnie o dodatkowe wydatki (np. instalację, transport). Drugim elementem jest właściwe ujęcie w odpowiedniej grupie, uwzględnione w klasyfikacji środków trwałych (w praktyce często określanej skrótem KŚT), która umożliwia przyporządkowanie majątku do konkretnej grupy według rodzaju i ustalenie wstępnej stawki amortyzacyjnej.
Przykładowo, maszyny budowlane trafią do innej grupy KŚT niż meble biurowe czy środki transportu. Takie rozróżnienie ma znaczenie m.in. dla wysokości odpisu w skali roku, co przekłada się na planowanie finansowe oraz końcową kwotę, od której będzie naliczony podatek dochodowy.
Okres amortyzacji a metody dokonywania odpisów
Na to, jak szybko rozłożony zostanie koszt danej inwestycji, wpływ ma okres amortyzacji, a ten zależy nie tylko od rodzaju środka trwałego, ale również od wybranej metody. Ustawodawca przewiduje kilka ścieżek, którymi może podążyć przedsiębiorca. Jedną z nich jest metoda liniowa, w której stosuje się stałe tempo umarzania środka trwałego w całym okresie jego eksploatacji. Z kolei metoda degresywna pozwala na wyższe odpisy w początkowych latach i niższe w latach późniejszych.
Niekiedy istnieje także możliwość zrealizowania większej części kosztu inwestycji na starcie, jeśli przepisy pozwalają na amortyzację jednorazową. Takie rozwiązanie jest szczególnie często stosowane przy zakupie środków trwałych o małej wartości lub przy korzystaniu z przywilejów przewidzianych w przepisach o pomocy de minimis. W każdym przypadku kluczowe jest, aby dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z zasadami ustanowionymi przez ustawodawcę oraz odpowiednio dokumentować proces.
Metoda amortyzacji środków trwałych – kluczowe opcje
Wybór sposobu, w jaki firma będzie obniżać swoją podstawę podatkową, zależy od rodzaju i wartości inwestycji oraz od strategii księgowo-podatkowej. Ogólnie wyróżniamy następujące metody amortyzacji środków trwałych:
- Metoda liniowa – równe kwoty odpisów przez cały przewidywany okres użytkowania majątku. Jest to najczęściej spotykana i zarazem najprostsza metoda amortyzacji.
- Metoda degresywna – polega na wyższym odpisie w pierwszym roku (lub latach), a następnie zmniejsza się wraz z upływem czasu. Umożliwia większe koszty w okresie, gdy używany środek trwały jest najintensywniej wykorzystywany.
- Amortyzacja jednorazowa – w pewnych sytuacjach prawo pozwala na dokonanie całego odpisu w jednym momencie (np. przy środkach trwałych o niskiej wartości). Takie rozwiązanie bywa bardzo korzystne podatkowo, jednak trzeba spełnić szczegółowe warunki zawarte w przepisach.
- Jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowych środków trwałych (ulga inwestycyjna) – od 2017r. podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej nabytych fabrycznie nowych środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000zł.
Z zakresu tego rozwiązania zostały wyłączone nieruchomości (budynki i budowle) oraz środki transportu. Jednorazowy odpis może być stosowany, pod warunkiem, że:
- wartość początkowa jednego środka trwałego nabytego w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10 000zł lub
- łączna wartość początkowa co najmniej dwóch środków trwałych nabytych w roku podatkowym, wynosi co najmniej 10 000 zł, a wartość początkowa każdego z nich przekracza 3500zł.
Stawki, odpisy i szczegółowe regulacje
Każda metoda amortyzacji łączy się z określonym harmonogramem umarzania środka. W zależności od branży, rodzaju majątku i charakteru prowadzonej działalności, stawka roczna może się różnić. Ustawodawca wskazuje w przepisach pewne granice i standardowe wartości, ale istnieją też możliwości wnioskowania o obniżenie lub podwyższenie stawki (np. gdy mamy do czynienia z maszynami mocno eksploatowanymi).
Podobnie jak w przypadku środków trwałych, amortyzacji podlegają wybrane wartości niematerialne i prawne, a ich okresy często precyzują zapisy ustawy o podatku dochodowym. Aby prawidłowo przeprowadzić proces, należy nie tylko trafnie ustalić wartość początkową środka trwałego, lecz także precyzyjnie wskazać przewidywany czas eksploatacji, a co za tym idzie roczny wskaźnik kosztu, jaki można będzie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Kiedy możliwa jest amortyzacja jednorazowa?
Amortyzacja jednorazowa to szczególne ułatwienie, na które mogą sobie pozwolić przedsiębiorcy spełniający warunki określone w art. 22k ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w analogicznych przepisach dla osób prawnych. Dzięki temu rozwiązaniu można znacznie przyspieszyć rozliczenie kosztów – całkowita wartość początkowa środka trwałego staje się kosztem w jednym okresie rozliczeniowym, a nie jest rozkładana na wiele lat.
Zazwyczaj dotyczy to środków trwałych, których cena zakupu nie przekracza pewnego limitu, bądź sytuacji, gdy dany przedsiębiorca posiada status małego podatnika. Zaletą tego podejścia jest możliwość szybkiego obniżenia podatku w pierwszym roku użytkowania środka. Wadą natomiast – brak dalszych odpisów w kolejnych latach, co może czasem utrudnić planowanie podatkowe.
Kluczowe zapisy w ustawie o podatku dochodowym
Z perspektywy księgowości i rozliczeń z urzędem najważniejsze regulacje znajdują się w ustawie o podatku dochodowym, które normują zasady umarzania składników majątku i określają, jakich stawek amortyzacyjnych należy się trzymać. Ustawodawca w precyzyjny sposób definiuje minimalny oraz maksymalny okres amortyzacji dla wielu kategorii majątku, a dodatkowo opisuje sytuacje, w których można odstąpić od standardowego harmonogramu.
Przykładem takich wyjątków są inwestycje w nowych technologiach czy też zakupy innowacyjnych maszyn. Bywa, że rząd wprowadza ułatwienia dla przedsiębiorców chcących unowocześniać firmę, pozwalając im dokonywać odpisów amortyzacyjnych w wyższej wysokości, co z kolei przekłada się na mniejsze obciążenie podatkowe w pierwszych latach użytkowania tych środków.
Co to jest amortyzacja – podsumowanie
Amortyzacja to sposób rozliczania wydatków na zakup rzeczy, które firma używa przez dłuższy czas, takich jak maszyny, komputery czy samochody. Zamiast uwzględniać cały koszt zakupu od razu, firma rozkłada go na kilka lat, ponieważ te przedmioty stopniowo tracą swoją wartość w miarę użytkowania. Dzięki temu przedsiębiorca może obniżać podatek dochodowy, uwzględniając stopniowe zużycie środków trwałych jako koszty działalności.
Aby amortyzacja była możliwa, dany przedmiot musi być kompletny, zdolny do użytku, używany w działalności gospodarczej i mieć przewidywany okres użytkowania dłuższy niż rok. Istnieją różne sposoby dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Metoda liniowa pozwala na równomierne rozłożenie kosztu na cały okres użytkowania, natomiast metoda degresywna daje wyższe odpisy w początkowych latach i niższe w kolejnych. W niektórych przypadkach możliwa jest amortyzacja jednorazowa, czyli zaliczenie całego kosztu zakupu od razu do wydatków, co pozwala na szybkie obniżenie podatku – opcja ta jest dostępna np. dla małych firm lub środków trwałych o niskiej wartości.
Przy amortyzacji ważne jest właściwe określenie wartości początkowej środka trwałego, czyli ceny zakupu powiększonej o koszty transportu, montażu czy inne wydatki związane z jego przygotowaniem do użytku. Ponadto każda grupa środków trwałych ma określone stawki amortyzacyjne, które wpływają na długość rozliczenia.
Już wiesz co to jest amortyzacja – to narzędzie, które pomaga przedsiębiorcom planować wydatki i obniżać podatek w sposób zgodny z prawem. Dobrze dobrana metoda amortyzacji może poprawić płynność finansową firmy i ułatwić zarządzanie kosztami.
Jeżeli szukasz dla swojej firmy zaufanego biura rachunkowego, które zadba o Twoje sprawy księgowe – odezwij się do nas! Od 12 lat pomagamy naszym klientom prowadzić profesjonalną księgowość bez stresu i błędów.
